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Über F&P Stock Solution
F&P Stock Solution kauft tonnenweise Mode-Restbestände ein, verkauft sie in speziellen Mischungen – und hat dabei keine detaillierten Daten zu einzelnen Waren! Trotzdem wird unsere ERP-Lösung zum Tempomacher – ein besonderer Implementierungsprozess bildete dafür die Basis.
Über F&P Stock Solution
F&P Stock Solution kauft tonnenweise Mode-Restbestände ein, verkauft sie in speziellen Mischungen – und hat dabei keine detaillierten Daten zu einzelnen Waren! Trotzdem wird unsere ERP-Lösung zum Tempomacher – ein besonderer Implementierungsprozess bildete dafür die Basis.
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F&P Stock Solution verschafft Mode ein zweites Leben: Restbestände von Einzelhändlern, Onlineshops sowie Marken werden tonnenweise aufgekauft und an Händler weiterverkauft. Dabei sortieren die Spezialisten diese Produkte und verkaufen spezielle Mischungen. Das ist das Erfolgsmodell. Auf Datenebene ist das Ganze eine Herausforderung, denn es fehlen Informationen: Stücklisten gibt es zum Beispiel nur selten. Dazu kommt, dass Lagermitarbeiter:innen die Mode nicht begutachten. In der Vergangenheit führte diese Ausgangssituation zu einer schwierigen Datenlage und es kam zu Fehlern, wie zum Beispiel falsche Lkw-Beladungen oder nicht aktualisierte Excel-Listen im Warenausgang. Zudem prägten manuelle Prozesse die Buchhaltung.
02
„Es gab viele unnötig langwierige Abläufe“, erklärt Stephan Ebert, Geschäftsführer von F&P Solution, der für sein Unternehmen deshalb eine Automatisierung per ERP anstrebte. In der Folge recherchierte F&P passende Systeme. „Dabei haben wir uns beispielsweise von Xentral detailliert beraten lassen“, sagt Stephan Ebert. „Aber anschließend verglichen die Berater von nxt gen digital unsere Aufgabe mit den Funktionen dieser Software – und bescheinigten uns, dass sie nicht ausreicht. Auf Empfehlung von nxt gen digital haben wir uns deshalb für Haufe X360 entschieden.“
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Anschließend startete ein außergewöhnlicher Implementierungsprozess. „Im Zentrum stand dabei die Idee, wirklich alle User des ERP-Systems mitzunehmen und ihre Wünsche abzufragen“, betont Oliver Konrad, CPO von nxt gen digital. Deshalb gab es rund 20 Workshops mit etwa 60 Mitarbeiter:innen aus allen Bereichen! Gemeinsam haben wir umfangreiche Lastenhefte erstellt: Was muss das System leisten und in welchen Schritten läuft ein Prozess ab? Die Antworten waren eine perfekte Basis für die Implementierung.
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Auch die Umstellung wurde von uns perfekt vorbereitet. So stellten wir etwa Beta-Versionen zur Verfügung, damit Mitarbeiter:innen die Technik testen konnten – also etwa Warenbestellungen auslösen oder eine Rechnung anlegen. Ihre Rückmeldungen flossen direkt in die Anpassung von Haufe X360.
Und: Der Systemwechsel vollzog sich schnell:
An einem Freitag rückte unser Team mit 5 Spezialisten aus verschiedenen Bereichen an und startete die Datentransfers und die Übernahme aller offenen Vorgänge. Gemeinsam mit F&P wurde am Wochenende das System für den Produktivbetrieb vorbereitet Am darauffolgenden Montag arbeiteten alle Mitarbeiter:innen mit „ihrer“ ERP-Lösung.
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Buchhaltung: Geschäftsführer Stephan Ebert erkennt eine „dramatische Reduktion der Arbeitslast“ – viele Aufgaben laufen automatisiert ab. Zum Beispiel eine Rechnung lässt sich mit wenigen Klicks im ERP anstoßen. „Wir sind bei vielen Prozessen schneller geworden. Deshalb arbeitet heute nur noch eine Person in unserer Buchhaltung. Vorher waren es zwei – und das, obwohl die Bestellungen eher zunehmen“, so Stephan Ebert
Warenwirtschaft: Mitarbeiter:innen erfassen per Scanner jede Palette bei einem Wareneingang, definieren ihren Stellplatz und hinterlegen automatisiert eine Information im ERP. Spätere „Suchaktionen“ im Lager werden damit obsolet und Fehler verhindert. Wenn man also sicherstellen will, dass die richtigen Paletten auf dem Lkw landen, genügt ein kurzer „Scan“ – das ERP informiert in Sekundenbruchteilen. Im Übrigen verantwortet nun nur noch eine Person das gesamte Stock-Management. Auch hier waren es vorher zwei Mitarbeiter:innen.
Vertrieb: Für die Zukunft streben die Spezialisten eine noch umfassendere Automatisierung an. So ist es denkbar, dass Kunden zum Beispiel den Status ihrer Bestellung oder den Warenbestand tagesaktuell per Web abfragen können. „Und wir nutzen diese Abfrage dann zum Beispiel, um neue Angebote zu unterbreiten” erklärt Stephan Ebert.
Daten: Die Datenlage ist insgesamt viel valider geworden. KPIs, die die Grundlage für unser Geschäfts sind, stehen in Echtzeit zur Verfügung. Wo früher Stunden aufgewendet wurden, um Daten aufzubereiten, sehen wir heute alle relevanten Informationen in Echtzeit. Durch die individuell erstellten Berichte und Reports, die nxt gen digital für die verschiedenen Abteilungen zur Verfügung gestellt hat, sehen wir genau die Informationen, in der Zusammenstellung, wie sie jeweils benötigt werden.
Tonnen von Produkten, deren Spezifikation nicht bekannt ist in eine neues Endprodukt zu wandeln, dass aus bulks zusammengestellt wird und dessen Variablen sich konstant verändern und trotzdem am Ende auf der Basis eines einzelnen Artikels eine Kalkulation für das Endprodukt darstellen zu können -
was sich von außen betrachtet extrem spannend anhört ist eine große Herausforderung, wenn man versucht, dieses Geschäftsmodell in einen reproduzierbaren, nachvollziehbaren Prozess zu transformieren.
Dank der großartigen Unterstützung aller Beteiligten auf Seiten von F&P und der Bereitschaft, diesen Change anzunehmen, ist genau das gelungen.
Danke dafür.
Tonnen von Produkten, deren Spezifikation nicht bekannt ist in eine neues Endprodukt zu wandeln, dass aus bulks zusammengestellt wird und dessen Variablen sich konstant verändern und trotzdem am Ende auf der Basis eines einzelnen Artikels eine Kalkulation für das Endprodukt darstellen zu können -
was sich von außen betrachtet extrem spannend anhört ist eine große Herausforderung, wenn man versucht, dieses Geschäftsmodell in einen reproduzierbaren, nachvollziehbaren Prozess zu transformieren.
Dank der großartigen Unterstützung aller Beteiligten auf Seiten von F&P und der Bereitschaft, diesen Change anzunehmen, ist genau das gelungen.
Danke dafür.
Nach der Implementierung ist vor der Implementierung.
Mit dem Setup von Haufe X360 ist der erste Schritt getan und die Basis für das angestrebte Wachstum gelegt.
Ungeachtet dessen schauen die Verantwortlichen von F&P Stock Soution natürlich in die Zukunft und planen die nächsten Schritte der Digitalisierung und Automatisierung.
Neben der Weiterentwicklung einer softwaregestützten Sortlinglösung, stehen vor Allem zwei Punkte auf der Agenda:
nxt gen digital wird auch hier in Zukunft in beratender und umsetzender Funktion mit seiner Expertise unterstützen.
Nach der Implementierung ist vor der Implementierung.
Mit dem Setup von Haufe X360 ist der erste Schritt getan und die Basis für das angestrebte Wachstum gelegt.
Ungeachtet dessen schauen die Verantwortlichen von F&P Stock Soution natürlich in die Zukunft und planen die nächsten Schritte der Digitalisierung und Automatisierung.
Neben der Weiterentwicklung einer softwaregestützten Sortlinglösung, stehen vor Allem zwei Punkte auf der Agenda:
nxt gen digital wird auch hier in Zukunft in beratender und umsetzender Funktion mit seiner Expertise unterstützen.
nxt gen digital hat uns perfekt unterstützt – von der ERP-Modellierung auf Basis von Workshops bis zum Go-Live. Der Wechsel vollzog sich weitgehend reibungslos. Jetzt profitieren wir von einer viel effizienteren Buchhaltung, transparenten Daten und fehlerfreien Warenprozessen. “
Stephan Ebert Geschäftsführer F&P Stock Solution